El mejor motor de reservas de actividades

EL MEJOR MOTOR DE RESERVAS DE ACTIVIDADES. CONDICIONES NECESARIAS


Conseguir el mejor motor de reservas para nuestra empresa de actividades no siempre es fácil. Hay una variada oferta en el mercado y en ocasiones no tenemos el conocimiento ni la experiencia necesarios para poder distinguir qué es lo que más nos conviene. Aunque lo mejor, en cualquier caso, siempre será “probar y comparar”, debemos tener en cuenta que nuestro motor de reservas ha de cumplir, al menos, unos requisitos mínimos. Te proponemos una serie de características que nos parecen fundamentales. Para empezar, puedes analizar cuál de ellas resulta importante o indispensable para tu actividad y, de esta forma, tendrás un excelente punto de partida para evaluar y descartar candidatos. Son condiciones básicas que nosotros entendemos que deben cumplir, sí o sí, los mejores motores de reservas de actividades. Vamos allá:

• En primer lugar, debe AHORRARNOS MUCHO TRABAJO. Es esta una de las principales misiones del motor de reservas. Evitar el continuo cruce de solicitudes de información y presupuestos es sencillamente “impagable”. Y si a ello le añadimos el estar continuamente comprobando que se ha hecho el ingreso de la reserva, el resultado puede proporcionar una gran descarga de trabajo en el día a día (ya hablamos de ello en: para qué necesito un motor de reservas).

• Que lleve incorporado una APLICACIÓN PARA GESTIONAR TODAS NUESTRAS ACTIVIDADES. No basta con disponer de los habituales listados de reservas. Necesitamos disponer de un planning de trabajo con el listado diario de participantes por actividad, donde poder dar de alta, anular y modificar, cambiar horarios, establecer precios especiales, reenviar bonos, imprimir factura, y un largo etc… No es más que el trabajo que desarrollamos en el día a día y que, al quedar automatizado, resulta mucho más sencillo y rápido de llevar a cabo.

Toda la gestión en EL TELÉFONO MOVIL. Es fundamental que el motor/gestor disponga de su propia APP para nuestro móvil. Una app que permita recibir todos los comunicados (las reservas producidas, consultas, incidencias, pagos, etc…) y que, al mismo tiempo, tenga acceso al gestor de reservas, a los participantes de cada horario y permita modificar cualquier parámetro de nuestras actividades (textos, fotos, condiciones de venta, características, etc) al mismo tiempo que posibilita el cierre o la apertura de ventas en fechas y horarios concretos.

• Por supuesto, mediante el motor debe resultar MUY FÁCIL RESERVAR. A esto es a lo que denominamos USABILIDAD. Eso es, al mismo tiempo, muy importante y sencillo de comprobar. Antes de contratar deberías intentar hacer una reserva tú mismo y, a continuación, deberías intentarlo con personas de tu entorno (sin que tengan conocimiento previo de lo que deben hacer ni como hacerlo). Muy pronto obtendrás la respuesta, si has tenido algún problema o te entran dudas a la hora de reservar ya que no tienes muy claro que estás contratando exactamente, es posible que ese motor no sea el más adecuado.

RESPONSIVE. Que el motor de reservas se adapte (o simplemente sea visible) a un smartphone lo damos por supuesto. Pero, los mejores motores de reservas deben ir un paso más allá y permitir efectuar la reserva desde el móvil con la misma facilidad con la que la llevamos a cabo desde un PC. Solo en este caso podremos decir que el motor es “realmente RESPONSIVE”. Al igual que en el caso de la USABILIDAD, la mejor forma de comprobarlo es hacer la prueba uno mismo.

• Que NO SALGA DE TU WEB. Un motor de reservas ha de ser parte de la web de la actividad y esto también es importante. Hay muchos usuarios que desconfían cuando, al marcar sobre el botón reservar, de pronto, se encuentran en un dominio (web) distinto al que estaban navegando. Esto tiene varios inconvenientes que pueden llegar a frustrar la contratación. La integración en nuestra web debe llevarse a cabo casi obligatoriamente, mediante técnicas de “landing page” o inserción de “widget” (la primera es la que nosotros recomendamos al tratarse de una práctica mucho más sencilla y mucho menos invasiva).

• Preparado para reservar en distintos IDIOMAS. Cuando hablamos de adaptación a idiomas nos referimos a todo el sistema. no solo el motor debe estar preparado, también los bonos, las facturas, los requerimientos de pago, confirmaciones, comunicados, etc. Si trabajamos con turismo extranjero esto es fundamental, pero si todavía no lo hacemos, no debemos descartar esta característica, ya que, ante un futuro cambio en nuestra actividad al contratar, por ejemplo, nuevos monitores con conocimientos en este campo, el no disponer de un motor de reservas en idiomas puede ser un gran contratiempo.

Venta de REGALOS y capacidad para CANJEARLOS CON POSTERIORIDAD de forma automática. El REGALO es una estrategia comercial fantástica para vender cualquier producto turístico ya que resulta muchos más sencillo vender. No requiere fecha de disfrute y se trata de una decisión casi personal que no requiere consenso, por tanto, es un producto ideal para la compra compulsiva. Pero, atención, debe ir acompañada de un sistema automático de canje, de esta forma a la vez que multiplicamos nuestras ventas, nos ahorramos un montón de trabajo.

• En lo que respecta a las CARACTERÍSTICAS BÁSICAS del motor no debemos dejar pasar por alto ciertas funcionalidades que tarde o temprano nos harán falta. De todas las posibles nos parece importante destacar las siguientes:

– MÍNIMO DE PARTICIPANTES. Que permita establecer un mínimo de participantes para la primera reserva de un horario, pero que, al mismo tiempo, una vez generada esa primera contratación, permita la “venta libre” (tickets individuales).
– GRUPOS, COLEGIOS. El motor de reservas debe tener la capacidad de establecer tickets y tarifas especiales cuando la contratación la realizan grupos de personas o colegios (para excursiones escolares) y que el precio pueda variar en función del tamaño de esos grupos.
– EXCLUSIVAS. Las actividades con bajo número de participantes suelen permitir la reserva de en exclusiva de la actividad (para un horario o viaje determinado). Un caso muy habitual es el alquiler en globo, donde encontramos cestos para 4 ó 6 personas. Una técnica muy rentable es permitir que reserven plazas en viaje compartido o el viaje en exclusiva a un precio determinado (cerrando las ventas de ese horario).
– RELEASE. Es la capacidad que tenemos para impedir que se efectúen reservar durante un tramo de tiempo anterior a la ejecución de la actividad. De esta forma podemos impedir que se efectúen reservas cuando queden menos, por ejemplo, de 4 horas para el comienzo.
– DATOS DE PARTICIPANTES. En muchas actividades es importante recabar distintos datos de los participantes (por ejemplo, edad, peso, altura…), por motivos diversos, como puede ser accesibilidad, equipaciones, seguros, etc. Si contemplas esta posibilidad será imprescindible que el motor de reservas incorpores esta funcionalidad.

GRAN VERSATILIDAD. Y aquí nos referimos a flexibilidad a la hora de configurar los tickets. Por ejemplo, al seleccionar un servicio es posible que tengamos que elegir opciones adicionales (localización, tipo de bebida, tipo de colegio… ) o indicar la talla para la equipación, etc… Puede resultar necesario escribir un comentario o permitir una configuración con varios parámetros a elegir. Que el motor de reservas permita hacer todo eso y se adapte a múltiples casuísticas puede ser una gran noticia si lo que buscamos es el mejor motor de reservas de actividades.

• Que el motor de reservas, automáticamente, sea capaz de CERRAR VENTAS SI NO QUEDAN MONITORES. Esta es una de esas propiedades que entran dentro de la categoría que diferencian a los mejores motores actividades, ya que son funcionalidades cuya implementación implican gran dificultad. Permite el cierre de ventas y la apertura automática de horarios si nos quedamos sin monitores (o lo recuperamos) u otros elementos necesarios para la contratación. Esto nos permite poder ofertar más actividades mediante el motor de reservas y que este sea capaz de “reaccionar” cerrando ventas cuando ya no quedan elementos para poder desarrollarlas (puede aplicarse a monitores, viajes en barco, etc…).

• También es importante que sea capaz de controlar LA DISPONIBILIDAD DE MATERIAL e impedir que se vendan más ticket cuando el material se ha acabado. Imaginemos que nuestra actividad es vuelo en parapente y disponemos de 7 equipos completos y, además, podemos desarrollar la actividad, el mismo día, en dos zonas distintas. Con este control podremos ofertar los 7 aparatos para volar en el punto A y también ofertar esa misma cantidad en el punto B. Cuando se hayan contratado, por ejemplo, dos vuelos para el punto A, en el punto B ya solo se podrán contratar 5 y viceversa. El sistema es capaz de resolver situaciones realmente complejas y calculará en todo momento cual es el material disponible para que no podamos vender más tickets de los que realmente vamos a ser capaces de ejecutar.

• Otro aspecto realmente importante es el COBRO POR TPV. El motor de reservas no solo debe permitirlo, sino que esta utilidad debe ser fiable y disponer de las herramientas necesarias para controlar tanto los pagos realizados como los intentos de reserva frustrados. El pago por TPV (si está bien implementado) es una fórmula de trabajo muy cómoda, ya que, cada vez que recibamos una reserva, sabremos, a ciencia cierta, que el pago ya se ha efectuado (del total o del anticipo) y se acabó “el tener que controlar” las transferencias realizadas, cual corresponde con cada cliente, si los importes son correctos y si se han realizado en tiempo (y debo o no anular la reserva, avisando al cliente, por supuesto).

REQUERIMIENTO DE PAGO INMEDIATO POR TPV. Es una de las grandes ventajas que nos ofrece el TPV bancario y permite, cuando realizamos una reserva telefónica, enviar por correo electrónico una “ficha” de pago al cliente, que enlaza directamente con nuestra pasarela bancaria para que el pago se realice de inmediato. Un buen motor de reservas nos mantendrá informado de todo el proceso: Si se ha efectuado el pago, si el intento ha sido fallido o si ha transcurrido el tiempo permitido para realizar el cobro y el cliente ni siquiera lo ha intentado. Por supuesto, deberá estar comunicado directamente con nuestra reserva y cambiará su estado cuando se produzca cualquier modificación.

LISTADO DE PARTICIPANTES EN EL MÓVIL. Es muy habitual que, al acudir a la cita con un nuevo grupo, para desarrollar una actividad, vayamos acompañados de un listado de participantes en papel y, antes de la salida, marquemos con un bolígrafo aquellos que asisten. Esto, en los motores de reservas modernos, ya no es necesario. Basta abrir nuestra app y consultar los asistentes previstos para el horario. Será en ese listado donde podremos marcar cada uno de los asistentes que se presenta. Una vez finalizado el recuento el sistema enviará la información a la central donde podrán realizar las gestiones pertinentes, si fuese necesario. Esta herramienta puede llegar a ser extraordinariamente efectiva si es capaz de trabajar OFFLINE (sin conexión a Internet, para las zonas sin cobertura) y es capaz de leer directamente el código QR mediante la cámara que tenemos en nuestro smartphone.

ESCANER DE DOCUMENTOS, CHECKING y FIRMA DE ACEPTACIÓN directamente en el móvil. Muy pocas empresas cuentan con estos sistemas de checking online mediante teléfono móvil y lo cierto es que resultan realmente prácticos. Si nos encontramos, por ejemplo, en la montaña, para firmar el documento de aceptación de condiciones, resulta muy práctico disponer en nuestro móvil de un escáner de documentos que lea los datos de nuestro DNI o pasaporte y rellene el contrato. Para firmarlo bastará que garabateemos nuestra firma en la pantalla del smartphone y el documento quedará automáticamente guardado en formato PDF (rápido y fácil). Este tipo de aplicaciones deben cumplir dos condiciones esenciales: Enviar los documentos de forma automática a nuestro programa de gestión y estar autentificados mediante una firma encriptada notarialmente (para que pueda tener validez jurídica).